Verfahren für den Zugang zu den eigenen Daten (Art. 27 ff. DSchG )

Der Zugang zu den eigenen Daten stellt für die betroffene Person das Gegenstück zum Recht eines öffentlichen Organs dar, Personendaten zu bearbeiten. Es handelt sich um ein höchstpersönliches Recht. Das bedeutet, dass eine urteilsfähige minderjährige Person oder eine Person unter umfassender Beistandschaft ihr Auskunftsrecht selbstständig ausüben kann, ohne die Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertretung.

Art. 27 Abs. 4 DSchG bestimmt, dass auf das Auskunftsrecht im Voraus nicht verzichtet werden kann.

Indem eine Person ihr Auskunftsrecht wahrnimmt, kann sie beispielsweise feststellen lassen, ob ihre Personendaten bearbeitet werden (Art. 27 Abs. 1 und 2 DSchG). Das Auskunftsrecht gilt namentlich für folgende Informationen:

• der für die Datenbearbeitung Verantwortliche und seine Kontaktdaten
• bearbeitete Personendaten,
• Zweck und allenfalls rechtliche Grundlagen der Bearbeitung,
• Aufbewahrungsfrist der Personendaten oder, wenn das nicht möglich ist, die Kriterien, um diese zu bestimmen,
• die verfügbaren Informationen über die Herkunft der Personendaten,
• allenfalls Logik und Kriterien einer Massnahme oder eines Entscheids, die oder der aufgrund einer automatisierten Bearbeitung von Daten ergriffen oder gefällt wurde,
• allenfalls Empfängerinnen und Empfänger oder die Empfängerkategorien, denen diese Daten bekanntgegeben werden, und die Informationen nach Artikel 15 Abs. 3 DSchG

Stellt ein Bürger fest, dass seine Daten unrechtmässig bearbeitet werden oder dass diese unrichtig oder fehlerhaft sind, kann er verschiedene Schritte bei der Gemeinde unternehmen, um sich zu wehren (Art. 33 DSchG). Die betroffene Person kann insbesondere verlangen, dass die unrechtmässige Bearbeitung gelöscht oder gestoppt wird, die Berichtigung oder Löschung der Daten, oder die vorläufige Beschränkung der Bearbeitung. Entsteht durch eine Verletzung der Bestimmungen des DSchG ein Schaden, so kann die betroffene Person zudem Schadenersatz verlangen, einschliesslich Genugtuungsansprüche für einen erlittenen immateriellen Schaden (Art. 35 DSchG).

Das Verfahren zur Ausübung des Auskunftsrechts ist relativ einfach (Art. 28 DSchG).

Die betroffene Person muss ihre Identität nachweisen. Sie ist frei, Zugang zu allen sie betreffenden Daten zu verlangen, für die die Gemeinde verantwortlich ist, ohne ihre Anfrage begründen zu müssen.

Die Gemeinde kann jedoch verlangen, dass das Gesuch schriftlich eingereicht wird. Dies kann notwendig sein, um die Identität der betroffenen Person sicherzustellen und zu vermeiden, dass Daten an eine falsche Person übermittelt werden. Ebenso ist es möglich, den Identitätsnachweis vor Ort mittels Ausweis vorzunehmen oder andere Mittel zu verwenden, um die korrekte Identität festzustellen. Es wird nicht empfohlen, eine Kopie des Ausweises aufzubewahren.

Die Gemeinde ist zudem verpflichtet, auch Bearbeitungstätigkeiten offenzulegen, die an Dritte in Auftrag gegeben worden sind.

Üblicherweise werden die Informationen in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt. Es ist auch möglich, dass die Einsichtnahme vor Ort in der Gemeindeverwaltung erfolgt, mit Zustimmung der verantwortlichen Person.

Das Auskunftsrecht ist unentgeltlich. Die Frist für die Beantwortung durch die Verantwortliche oder den Verantwortlichen sollte grundsätzlich 30 Tage nicht überschreiten.

Das Auskunftsrecht muss grundsätzlich gewährt werden. Es kann jedoch verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn (Art. 29 Abs. 1 DSchG):

• ein formelles Gesetz dies vorsieht,
• ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse dies erfordert (z. B. Gefahr der Beeinträchtigung einer laufenden Untersuchung),
• ein überwiegendes Interesse einer Drittperson dies erfordert (z. B. ein Familienmitglied),
• das Gesuch offensichtlich missbräuchlich ist (z. B. wiederholte, schikanöse Anfragen).

Darüber hinaus gilt das Auskunftsrecht nicht für persönliche Notizen oder „Gedankenstützen“, die weder als Beweismittel dienen noch die Meinungsbildung der Bearbeiterin oder des Bearbeiters beeinflussen und nicht dazu bestimmt sind, Teil der Akten zu werden. Diese Ausnahme ist restriktiv auszulegen.

Der Entscheid, den Zugang zu den Daten zu gewähren, einzuschränken oder aufzuschieben muss von der Gemeinde begründet werden und ist der Aufsichtsbehörde (ÖDSMB) mitzuteilen, es sei denn, die betroffene Person widerspricht dem (Art. 34 Abs. 2 DSchG). Der Entscheid kann angefochten werden.

Ein Bürger hat das Recht, die Gemeinde zu fragen, ob seine Personendaten bearbeitet werden (Ausübung des Auskunftsrechts):

• Welches öffentliche Organ oder welche Stelle ist für die Bearbeitung verantwortlich ?
• Welche Arten von Daten werden bearbeitet ?
• Zu welchem Zweck erfolgt die Bearbeitung ?
• Auf welche rechtliche Grundlage stützt sich die Bearbeitung ?
• Wie wurden die Daten erhoben (woher stammen sie) ?
• Wie lange werden die Daten aufbewahrt und nach welchen Kriterien wird diese Dauer festgelegt ?
• Wer kann Zugang zu den Personendaten haben kann (Empfängerinnen und Empfänger) ?
• Der Bürger muss sein Gesuch nicht begründen.
• Dieses Recht betrifft ausschliesslich die eigenen Daten. Eine minderjährige Person oder eine Person ohne zivilrechtliche Handlungsfähigkeit kann, sofern sie urteilsfähig ist, ein Gesuch um Auskunft über ihre eigenen Daten stellen. Im Falle einer Vertretung durch eine Drittperson (Anwältin oder Anwalt, gesetzliche Vertreterin oder Vertreter, Beiständin oder Beistand usw.) ist das Vorliegen einer gültigen Vollmacht sicherzustellen.
• Das Gesetz sieht zudem besondere Bestimmungen vor, wenn eine Verfügung auf der Grundlage einer automatisierten Datenbearbeitung erlassen wird. In solchen Fällen sind die Logik und die Kriterien einer Massnahme oder einer Verfügung anzugeben.

• Die Identität der Person, die das Auskunftsgesuch stellt, überprüfen, beispielsweise anhand eines anerkannten Ausweisdokuments. Achtung: Es ist sicherzustellen, dass die Daten an die richtige Person weitergegeben werden! Diese Prüfung ist zentral.
• Prüfen, dass sich das Gesuch auf die eigenen Personendaten der anfragenden Person bezieht.
• Das Gesuch kann mündlich oder schriftlich gestellt werden; eine schriftliche Form wird jedoch empfohlen, da sonst die Identitätsprüfung erschwert ist.
• Die Kontaktdaten der Person aufnehmen, die das Auskunftsgesuch stellt, und darauf hinweisen, dass die Gemeinde 30 Tage Zeit hat, um zu antworten.

• Wer ist für die Bearbeitung verantwortlich? Handelt es sich um die Gemeinde oder um eine bestimmte Dienststelle (z. B. Einwohnerkontrolle, Finanzverwaltung, Bauverwaltung, usw.)?
• Wer ist für die Beantwortung des Gesuchs zuständig ?

• Die von dem Gesuch betroffenen Bereiche identifizieren.
• Ist das Gesuch präzise formuliert? Falls nicht, zusätzliche Angaben von der gesuchstellenden Person verlangen. Ohne Ergänzungen ist das Gesuch dennoch zu behandeln.
• Welchen Zeitraum betrifft das Gesuch?
• Betrifft das Gesuch archivierte Daten? (vgl. ArchG; zudem ist Art. 29 Abs. 2 DSchG zu beachten).
• Auf welchem Träger sollen die Daten übermittelt werden? Der Bürger oder die Bürgerin kann sie auch vor Ort einsehen.

Hinweise: Gemäss Art. 29 DSchG gibt es Fälle, in denen der Zugang verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden kann, insbesondere:

1. Wenn dies in einem formellen Gesetz vorgesehen ist,
2. Wenn ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht, z. B. wenn eine laufende Untersuchung beeinträchtigt werden könnte,
3. Wenn das überwiegende Interesse einer Drittperson dies erfordert (z. B. eines ehemaligen Ehepartners),
4. Wenn das Gesuch wiederholt wird oder missbräuchlich ist.

Falls der Zugang gewährt, eingeschränkt oder aufgeschoben wird, muss die Antwort schriftlich und in Form einer Verfügung begründet werden. Dabei sind auch die Rechtsmittel und die Fristen anzugeben. Die Rechtsmittelfrist im Kanton Freiburg beträgt 30 Tage. Sofern die betroffene Person nicht widerspricht, ist das Gesuch dem ÖDSMB zu übermitteln, welche ebenfalls Beschwerde gegen die Verfügung erheben kann.

• Das ReBeT (oder die Excel-Datei) direkt konsultieren, um die Bereiche zu bestimmen, in denen sich die gesuchten Datentypen befinden.
• Die betreffenden Daten auf andere Weise suchen, zum Beispiel in den Dossiers oder mittels einer elektronischen Suche im GEVER-System.

• Die relevanten Daten sammeln.
• Die Richtigkeit der Daten überprüfen.
• Die Informationen, die der betroffenen Person gemäss ihrem ursprünglichen Gesuch mitzuteilen sind, auflisten und detaillieren.
• Die Herkunft der Daten sowie deren Empfängerinnen und Empfänger auflisten.
• Überprüfen, ob die Daten weitergegeben werden dürfen (Ausnahmen gemäss Art. 29 DSchG).
• Die Identität der empfangenden Person vor der Übermittlung überprüfen.
• Falls die betroffene Person die Akten nicht vor Ort einsieht, sind die Dokumente entweder per Post oder über einen sicheren elektronischen Übermittlungsweg zuzustellen (Sicherheitsprinzip). Der Versand per normaler E-Mail ist jedoch nicht zu empfehlen, da er fehleranfällig und unsicher ist.

Hinweis: Die betroffene Person hat Anspruch auf sämtliche Informationen, auch wenn sie dies in ihrem Gesuch nicht ausdrücklich angegeben hat.

• Den Archivwert dieser Dossiers bestimmen und gegebenenfalls die Unterlagen archivieren und/oder die Teile ohne Archivwert nach Abschluss des Dossiers vernichten.